Każdy student zakwalifikowany przez wydział na wymianę na studia, w ramach programu Erasmus+ musi wypełnić aplikację w systemie IRC (registration.pwr.edu.pl) oraz wypełnić Learning Agreement w systemie OLA (https://learning-agreement.eu/).

Osoby zakwalifikowane są odpowiedzialne za terminowe dopełnienie formalności zgodnie z informacją otrzymaną od uczelni partnerskich po przyjęciu przez nie nominacji.

Zakwaterowanie
Po wysłaniu dokumentów aplikacyjnych, student kontaktuje się z uczelnią partnerską w celu załatwienia formalności dotyczących zakwaterowania, terminu przyjazdu, rozpoczęcia zajęć itd. Większość uczelni partnerskich pomaga studentom Erasmusa w znalezieniu zakwaterowania, część oferuje miejsce w akademiku.

Ubezpieczenie
Od dnia 1 maja 2004 obywatele polscy wyjeżdżając za granicę powinni zaopatrzyć się w odpowiednie formularze ubezpieczeniowe w Narodowym Funduszu Zdrowia, w oddziale w miejscu zameldowania.
Od stycznia 2006 obowiązuje Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). EKUZ to karta plastikowa (o rozmiarach karty kredytowej) zawierająca następujące informacje: imię i nazwisko osoby ubezpieczonej, numer oddziału NFZ oraz PESEL ubezpieczonego i data ważności karty. Zaświadczenie potrzebne do wystawienia karty EKUZ wystawia DWM. Bardziej szczegółowe informacje na temat EKUZ są zamieszczone na stronie internetowej NFZ  

Dodatkowo student zobowiązany jest wykupić na czas pobytu na Erasmusie dowolne prywatne ubezpieczenie zawierające KL (koszty leczenia), NNW (następstwa od nieszczęśliwych wypadków) i opcjonalnie OC (odpowiedzialność cywilna), np. kartę EURO26.

Legalizacja pobytu za granicą
Po przyjeździe do uczelni przyjmującej należy zalegalizować swój pobytu za granicą. Od 1 maja 2004 obywateli polskich nie obowiązują wizy – wyjątkiem jest pobyt w Turcji. Studenci wyjeżdżający do Turcji w ramach Erasmusa powinni zwrócić się do Ambasady Republiki Turcji w Warszawie z wnioskiem o wydanie wizy odpowiadającej celowi planowanego pobytu (wiza o przeznaczeniu innym niż turystyczne lub biznesowe). Dodatkowe informacje dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych Turcji.

Informacje o procedurze legalizacji pobytu w poszczególnych państwach są dostępne na stronie http://www.msz.gov.pl/.    
Legalizacja pobytu i posiadanie ważnego ubezpieczenia zdrowotnego i NNW jest obowiązkiem studenta.

Osoby, które rezygnują z wyjazdu (przed podpisaniem umowy), są zobowiązane do przesłania rezygnacji drogą mailową do DWM i Koordynatora Wydziałowego, a także do powiadomienia o tym fakcie uczelni zagranicznej (kopia maila do p. Anastasii Bokovenko).

Podpisanie umowy i wypłata stypendium

Student zobowiązany jest do zapoznania się z Zasadami dofinansowania na rok akademicki 2022/2023 (zostaną ogłoszone po otrzymaniu oficjalnych wyników konkursu wniosków od Narodowej Agencji Programu Erasmus+).
Warunkiem podpisania umowy i otrzymania grantu jest dostarczenie następujących dokumentów:
1. Potwierdzenie zgody na przyjęcie studenta na studia (w formie listu akceptacyjnego z konkretnymi datami pobytu, dokument ten może być dostarczony w formie wydrukowanego e-maila lub druku skanu)
2. Zezwolenie na wyjazd podpisane przez Dziekana Wydziału na PWr (wzór dostępny na stronie DWM).
3. Zgłoszenie danych osobowych z nr konta walutowego w euro (w dowolnym banku w Polsce) –  z podanym numerem konta studenta.
4. Kalendarz akademicki uczelni przyjmującej (do pobrania ze strony internetowej danej uczelni), jeśli w liście akceptacyjnym nie ma podanej daty rozpoczęcia i zakończenia semestru/roku akademickiego
Otrzymane stypendium z budżetu Programu Erasmus jest przeznaczone na pokrycie dodatkowych, a nie pełnych kosztów związanych z pobytem w uczelni partnerskiej.  

Wypłacenie stypendium będzie następowało standardowo w 2 ratach: 1 rata – 90% kwoty, 2 rata – 10% kwoty stypendium. Druga rata będzie wypłacona po przedłożeniu dokumentów wymaganych do rozliczenia z wymiany.  
Stypendia programu Erasmus są zwolnione z opodatkowania. 

Studenci, którzy wyjeżdżają na semestr zimowy, mogą ubiegać się o przedłużenie pobytu na semestr letni. Wypłata stypendium na ewentualne uzgodnione pomiędzy stronami przedłużenie pobytu nie jest gwarantowana. Natomiast okres ten może być finansowany z budżetu Programu ERASMUS+ pod warunkiem posiadania wystarczających funduszy.  

W celu przedłużenia pobytu konieczne jest złożenie następujących dokumentów do Działu Współpracy Międzynarodowej:  
1. podanie do Koordynatora Uczelnianego programu Erasmus+
2. zgoda dziekana na przedłużenie pobytu
3. list akceptacyjny od uczelni partnerskiej (oryginalny lub w formie skanu, wiadomości e-mail, fax) potwierdzającego zgodę na przedłużenie pobytu
4. Learning Agreement na nowy semestr podpisany przez Koordynatora Wydziałowego Politechniki Wrocławskiej. Student może  dołączyć Learning Agreement na nowy semestr podpisany przez przedstawicieli obu uczelni.

Po powrocie ze stypendium należy dostarczyć do Działu Współpracy Międzynarodowej następujące dokumenty:  

1. Learning Agreement – wszystkie części (Changes to Learning Agreement – tylko jeśli podczas pobytu na uczelni partnerskiej były wprowadzane zmiany w realizowanych kursach) podpisane przez studenta, uczelnię zagraniczną oraz macierzysty wydział PWr
2. Transcript of Records z uczelni zagranicznej (potwierdzenie uzyskanych ocen z punktami ECTS, dokument musi być podpisany i opieczętowany przez przedstawiciela uczelni partnerskiej)  
3. Potwierdzenie pobytu na uczelni zagranicznej (z datą rozpoczęcia i zakończenia pobytu), dokument musi być podpisany i opieczętowany przez przedstawiciela uczelni partnerskiej), nie wymagany jeśli pobyt jest potwierdzony w ToR
4. Ankieta stypendysty Erasmusa – przychodzi na adres e-mail studenta
Przed złożeniem dokumentów zaleca się wykonanie kserokopii wszystkich dokumentów.

W przypadku jakichkolwiek problemów, pytań i załatwienia formalności prosimy o kontakt mailowy (anastasiia.bokovenko@pwr.edu.pl), telefoniczny (+48 71 320 22 32) lub osobisty w biurze DWM (bud L-3, pok.1.20) w godzinach przyjmowania studentów.